Das Heeker Jobcenter ist jetzt digital unterwegs. Das bringt viele Vorteile mit sich. © DPA
Digitalität

Aktenberge ade: Mehr Service im Sozialbereich für betroffene Heeker

Papierberge und Schränke voller Akten – so sah es viele Jahre in den Jobcenter des Kreises aus. Das ist jetzt Geschichte. Und bringt natürlich auch für betroffene Heeker Vorteile mit sich.

Die Jobcenter im Kreis Borken werden Stück für Stück digitaler. Da stellt Heek keine Ausnahme dar. Seit einigen Monaten schon gibt es in der Dinkelgemeinde die so genannte elektronische Sozialakte. Weg vom Papierkram hin zur Digitalität. Ein Schritt, der auch für betroffenen Heekerinnen und Heeker vieles vereinfacht.

Der Gang ins Jobcenter ist für Betroffene sicherlich nicht mit Freude verbunden. Und bisher zogen dann etwa Anträge für „Hartz IV“ auch noch eine Papierflut nach sich. Zum Antrag als solches kamen die dafür notwendigen Dokumente des Antragsstellers – als analoge Kopie. Doch damit ist jetzt Schluss.

Jobcenter werden digital

Nach und nach werden alle Jobcenter im Kreis Borken im Sozialbereich umgestellt. Die Digitalisierung hält Einzug. Den Anfang machte am 1. März 2021 die Stadt Borken. Wenig später folgte Heek. Mitte Mai war das. „Es hat sich definitiv bewährt. Es ist alles einfacher geworden“, zieht Markus Janning von der Gemeindeverwaltung auf Anfrage ein erstes, positives Zwischenfazit.

Papierakten gehören in Heek im Sozialbereich jetzt seit Monaten der Vergangenheit an. Einen Altbestand an Akten gebe es zwar noch, erklärt Janning, doch für die tägliche Arbeit spiele das nur eine untergeordnete Rolle.

Und was sind jetzt genau die Vorteile? Schließlich mussten von einem Dienstleister zunächst alle Papierakten gescannt und in das Softwaresystem integriert werden. Das zieht Kosten nach sich. Nach Angaben des Kreises kostets die „E-Sozialakte“ 130.000 Euro pro Jahr für alle 17 kommunen. Finanziert aus Bundesgeldern.

Für Markus Janning bedeutet die E-Akte zum Beispiel, dass alle Informationen der Antragssteller mit nur einem Klick verfügbar sind. „Der Zugriff ist einfach schneller, das verbessert den Service.“ Das lästige Raussuchen von Akten entfällt. Das spart Zeit. Auch die der Bürger, die weniger lang warten müssen.

Arbeitsweisen ändern sich

Auch brauchen die Bürger in der Regel keine Originalunterlagen mehr vorlegen. Eine Kopie reicht aus. Heißt: SGB-II-Anträge können in den heimischen vier Wänden online ausgefüllt werden und die notwendigen Anlagen einfach eingescannt und angehängt werden. Das spart Lauferei und viel Papier.

Und natürlich können die Anträge auch mit wenigen Klicks im Jobcenter in die bestehende E-Akte eingearbeitet werden. „Daraus ergeben sich auch neue Möglichkeiten“, erklärt Markus Janning. Homeoffice, in Zeiten von Corona nach wie vor gefragt, werde so erst richtig möglich, da keine Papierakten mehr mitgenommen werden müssen.

Auch Postausgänge, also alles, was vom Heeker Jobcenter an die betroffenen Bürger geht, wird digital eingeleitet. Laut Kreis gehen die Sache an einen Dienstleister, der dann das Drucken, Falzen, Kuvertieren, Frankieren und Zustellen übernimmt. Das entlastet natürlich die Mitarbeiter im Jobcenter, die so mehr Zeit für Bürgeranfragen haben.

Mehr Service für die Bürger

„Wir haben sehr auf diese Einführung gedrängt“, stellt Heeks Bürgermeister Franz-Josef Weilinghoff im Gespräch mit der Redaktion klar. „Es hilft uns sehr und ist ein weiterer Schritt in Richtung Verwaltungs-Digitalisierung. Und natürlich ein wichtiger Schritt, um unseren Bürgern einen besseren Service bieten zu können.“

Übrigens sollen bis Ende 2022 – so der derzeitige Plan der Kreisverwaltung – alle 17 Kommunen auf die „E-Sozialakte“ umgestellt sein.

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